„Viele Fliegen mit einer Klappe: Nutzen einer Verfahrensdokumentation“

Seit Anfang 2020 sind alle Unternehmen laut Bundesministerium der Finanzen (kurz: BMF) zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse von Prozessen beschrieben werden, in denen buchhaltungsrelevante Daten verarbeitet und erzeugt werden. Diese Prozesse erstrecken sich vereinfacht gesagt über die Wege

  • Vom Belegeingang über die Zahlung bis zur Buchung,
  • Von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur Erstellung der Ausgangsrechnung und Erfassung ebendieser in der Buchhaltung.

Besonderes Augenmerk liegt auf Prozessen, in denen Daten elektronisch verarbeitet oder erstellt werden. Es muss beschrieben werden, wie die Unveränderbarkeit, Reproduzierbarkeit und Sicherheit der Daten über die Aufbewahrungsfrist hinweg gewährleistet wird.

Warum muss ich eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Verfahrensdokumentation soll ermöglichen, dass sich ein Betriebsprüfer in kurzer Zeit einen umfassenden Überblick über die Abläufe im Unternehmen verschaffen kann. Liegt sie nicht vor, kann der Betriebsprüfer das als Argument für eine Hinzuschätzung nutzen.

Da der Geschäftsalltag stetig komplexer wird, sollten Unternehmen die Forderung des BMF, durchaus als sinnvolle Möglichkeit sehen, ihre Prozesse auf Vordermann zu bringen und diese zu dokumentieren.

Wir unterstützen Sie, das Lästige mit dem Nützlichen zu verbinden:

In unseren Augen ist eine Verfahrensdokumentation viel mehr als eine „Absicherung für Betriebsprüfungen“, mit der wir uns proaktiv gegen mögliche Hinzuschätzungen oder vergleichbare Risiken schützen.

Sie ist ein Schritt in Richtung Prozessverbesserung.

Erfahrungsgemäß zeigen die tiefen Einblicke und der gemeinsame Austausch Möglichkeiten auf, wo sich Ihr Unternehmen weiter verbessern kann. Dabei schauen wir nicht nur auf die Buchhaltung. Wir schauen auf all das, was heutzutage damit zusammenhängt: Datenschutz, Softwareeinsatz, Schnittstellen, automatisierte Verarbeitung, die Vereinfachung von Abläufen und vieles mehr.

Bei diesem Schritt stehen wir Ihrem Unternehmen zur Seite.

Kommen Sie jetzt auf uns zu!